Kural ve hatırlatıcı sistemi
Tebligatlarda tanımlı kelimeler yakalanınca özel evrak için hatırlatıcı açılır; bildirim zamanı geldiğinde WhatsApp, e-posta ve uygulama içi popup ile kullanıcıya ulaşır.
OfisTakip
Muhasebe ofisleri için operasyon takibi
Günlü evrakları kaçırmadan, ofis trafiğini tek ekranda yönetin.
OfisTakip; tebligat içindeki kritik kelimeleri kurallarla tespit eder, uzlaşma davetiyesi, defter belge isteme yazısı, ihbarname ve SGK iş göremezlik raporu gibi günlü evraklar için otomatik hatırlatıcı kurar. Zamanı geldiğinde WhatsApp, e-posta ve uygulama içi bildirimle ekibi uyarır.
Kural yakalar
Tanımlı kelimeler tebligat içinde bulunur.
Takvim oluşur
Uzlaşma ve rapor bitiş tarihleri otomatik planlanır.
Hatırlatır
WhatsApp, mail ve popup bildirimi gönderilir.
İlk 3 ay ücretsiz lisansla ofisinizde deneyin.
Güncel sürüm 3.3.8
Akıllı hatırlatıcı
Günlü evraklar için otomatik uyarı takvimi
Belge indirme
Geçmişe dönük beyanname ve tahakkuk erişimi
Dosya kutusu
Google Drive ile her yerden belge erişimi
Kuyruk yapısı
Otomatik sorgular kontrollü sırayla çalışır
Neyi çözer?
Mükellef bazlı takip, belge ve hatırlatma işleri aynı düzende birleşir.
OfisTakip, “hangi günlü evrak geldi?”, “uzlaşma tarihi yaklaştı mı?”, “rapor bitişi unutulur mu?”, “geçmiş dönem belgesi nerede?” ve “hangi sorgu sırada?” gibi günlük soruları tek merkezden görünür hale getirir.
Uzlaşma davetiyeleri
Uzlaşma davetiyesi geldiği gün ve uzlaşma tarihinden bir gün önce otomatik hatırlatılır.
SGK rapor bitişleri
İşçi iş göremezlik raporları raporun bittiği gün hatırlatılır; süresi olan evrak gözden kaçmaz.
Dosya kutusu ve Drive
Dosya kutusu Google Drive destekli çalışır; indirilen ve yüklenen belgelere ofisten, evden veya mobil cihazdan ulaşılabilir.
Geçmişe dönük indirme
Beyanname, tahakkuk ve ilgili resmi belgeler geçmiş dönemden bulunur, indirilir ve takip düzenine işlenir.
Otomatik sorgu kuyruğu
GİB ve SGK sorguları kuyruk yapısıyla kontrollü çalışır; borç, tebligat, rapor ve iş kazası başlıkları düzenli kontrol edilir.
Günlü evrak akışı
Tebligat gelir, kural yakalar, hatırlatıcı kendiliğinden kurulur.
01
Kelime kurallarını tanımlayın
Uzlaşma, defter belge isteme, ihbarname ve benzeri ifadeler özel takip kuralına bağlanır.
02
Tebligat otomatik sınıflansın
Resmi sistemden gelen evrak içeriklerine göre ayrılır ve tarihli iş olarak plana alınır.
03
Zamanında uyarı alın
WhatsApp, mail ve uygulama içi popup ile sorumlu kullanıcıya hatırlatma yapılır.
Ekran ekran ürün turu
OfisTakip modüllerini gerçek ekran görüntüleriyle inceleyin.
Aşağıdaki sekmelerde her modülün amacı, ofise sağladığı fayda ve ilgili ekran görüntüleri yer alır. Görselleri büyütmek için üzerine tıklayabilirsiniz.
OfisTakip, günlü evrak, tebligat ve rapor başlangıcı gibi kritik tarihleri kullanıcı ekranına hatırlatma olarak getirir. Kullanıcı zamanı gelen işleri tek tek okuyabilir ya da tamamını okundu işaretleyerek akışına devam edebilir.
- Günlü evrak hatırlatmaları popup olarak kullanıcıya gösterilir.
- Evrak görüntüleme bağlantısı doğrudan hatırlatma içinden açılır.
- Okundu ve sonra tekrar göster seçenekleri ile kullanıcı kontrolü korunur.
Aktif hatırlatıcılar ekranı, mükellef bazında hangi uyarının ne zaman doğacağını ve hangi kanallardan bildirileceğini gösterir. Popup, e-posta ve WhatsApp durumları aynı satırda izlenir.
- SGK rapor işe başlama, ihbarname, alacak haczi ve uzlaşma gibi uyarılar birlikte takip edilir.
- Son tarih, tebliğ tarihi ve hatırlatma zamanı ayrı ayrı görünür.
- Aktif/pasif durum ve işlem butonları aynı listeden yönetilir.
Anahtar kelime kuralları, gelen evrak içeriğindeki ifadeleri yakalayarak doğru hatırlatıcı tipini oluşturur. Ofis, hangi kelimenin hangi bildirim kanalını tetikleyeceğini standartlaştırabilir.
- Alacak haczi, defter belge isteme, ihbarname, SGK rapor ve uzlaşma kuralları tanımlanır.
- Bildirim kanalı giriş, e-posta ve WhatsApp olarak seçilebilir.
- Varsayılan kurallar aktif/pasif yapılarak ofis işleyişine göre uyarlanır.
OfisTakip ekranlarının üst bölümünde firma adı, çalışılan dönem, e-defter berat dönemi, Google Drive durumu, WhatsApp, OCR, otomatik sorgu, agent, GİB durumu, tema seçimi ve kullanıcı menüsü birlikte yer alır. Kullanıcı hangi dönem üzerinde çalıştığını kaybetmeden farklı ekranlara geçebilir.
- Çalışılan dönem `Uygula` ile değiştirilir, `Kaydet` ile sabitlenir.
- E-defter dönem bilgisi seçili döneme göre otomatik gösterilir.
- Drive, WhatsApp ve otomatik sorgu durumları her ekranda hızlıca izlenir.
Beyanname Takip Listesi, seçilen dönemde hangi mükellefin hangi beyannameden sorumlu olduğunu ve her beyannamenin hangi aşamada bulunduğunu tek ekranda gösterir. Özet kartlar kalan işleri görünür yapar; renkli durum kutuları ise işlem aşamasını hızlıca anlatır.
- Beyan türüne göre toplam, bekleyen, onaylanan, gönderilen ve “bu ay yok” durumlarını özetler.
- Kartlara tıklayarak ilgili beyan türünden sorumlu mükellefleri filtreler.
- Durum butonları manuel güncellenebilir; indirme ve gönderim işlemleri ilgili kayda otomatik işlenebilir.
- Vergi numarası kopyalama ve İVD ekranını açma gibi pratik kısayollar sunar.
Eski e-Beyanname sistemindeki paket, beyanname ve tahakkuk süreçleri OfisTakip içinden geçmişe dönük aranabilir, görüntülenebilir, indirilebilir ve mükelleflere gönderilebilir. İndirilen beyanname ve tahakkuklar Beyanname Takip Listesi'ne otomatik işlenir.
- Paket ve beyanname arama pencereleriyle geçmiş kayıtlar hızlı bulunur.
- Toplu işlem merkezi seçili belgeleri indirme, gönderme ve yazdırma akışına alır.
- Sadece sorumlu olunan mükellefleri gösterme seçeneği yoğun listeleri sadeleştirir.
- Güvenli çıkış, resmi sistem oturumunun kilitlenmesini azaltmaya yardımcı olur.
Yeni E-Beyan ekranı, GİB'in yeni sisteminde onaylanan beyannameleri sorgulamayı, indirmeyi, yazdırmayı ve mükellefe göndermeyi sağlar. E-Defter bölümü ise çalışma dönemine göre beratları bulur, indirir ve takip listesine otomatik işler.
- Yeni E-Beyan sistemindeki kayıtlar, alışılmış e-Beyanname düzenine benzer şekilde yönetilir.
- E-Defter ekranı tamamlanan, eksik ve bekleyen beratları özetler.
- Seçilen beratlar toplu indirilebilir ve kayıtlar ana takip ekranına yansır.
Sorgu Sonuçları ekranı, mükellef ve SGK dosyalarından gelen sonuçların toplandığı merkezdir. Borç, vergi levhası, tahsilat, SGK raporu ve iş kazası gibi başlıklar mükellef bazında izlenebilir; seçili mükelleflere borç veya vergi levhası toplu gönderilebilir.
- Okunmamış tebligat, karşıt inceleme, GİB borcu, SGK borcu, rapor ve iş kazası filtreleriyle liste daraltılabilir.
- Vergi levhası, borç durumu ve tahsilat kayıtları detay ekranlarından incelenebilir.
- Hazırlanan borç raporu mükellefe daha düzenli ve profesyonel bir çıktı olarak iletilebilir.
GİB Sorguları ekranı, Dijital Vergi Dairesi kaynaklı borç, e-tebligat, karşıt inceleme, tahsilat ve vergi levhası sorgularını tekil veya toplu çalıştırır. SGK Sorguları ekranı ise kayıtlı SGK dosyaları üzerinden borç, rapor ve iş kazası kontrollerini sırayla yürütür.
- Seçili mükellef veya dosyalar için sorgu kuyruğu oluşturulur.
- İşlem adımları ve tamamlanma durumu ekrandan izlenebilir.
- Sonuçlar Sorgu Sonuçları ekranında mükellef bazında okunabilir hale gelir.
Mükellefler ekranı, OfisTakip'in tüm takip süreçlerine temel olan müşteri kayıtlarını düzenli şekilde yönetir. Mükellefler elle eklenebilir, Excel şablonuyla toplu aktarılabilir, Luca'dan getirilebilir veya GİB üzerinden güncel bilgilerle eşitlenebilir.
- Telefon, vergi e-postası ve SGK e-postası toplu güncellenebilir.
- Aktif sorumluluk sözleşmesi bulunan mükellefler resmi sistemden çekilebilir.
- Mükellefiyet, defter, İVD şifreleri, takip edilecek beyan türleri ve iletişim bilgileri aynı kartta tutulur.
- GİB eşitleme ile e-defter, e-defter dönemi ve MUHSGK dönem bilgileri güncellenir.
SGK dosyaları, borç takibi ve MUHSGK ekindeki SGK belgelerinin düzenli indirilebilmesi için mükelleflerle ilişkilendirilir. Beyanname Türleri ekranı ise OfisTakip'te takip edilecek beyan türlerini, GİB vergi kodlarını ve takvim kurallarını merkezi olarak yönetir.
- SGK dosyaları Luca'dan getirilebilir veya manuel eklenebilir.
- Yeni açılan SGK dosyaları, güncelleme ihtiyacında tekrar içeri alınabilir.
- Beyanname türlerinin sıralaması ve dönem kuralları ofis standardına göre düzenlenir.
Dosya Arşivi, sistem tarafından indirilen e-tebligat, beyanname, tahakkuk, vergi levhası, tahsilat makbuzu ve benzeri belgeleri tek ekranda toplar. Kullanıcı ayrıca mizan, imza sirküleri veya farklı ofis evraklarını yükleyebilir; mükellef ve etiket ilişkisiyle tekrar kolayca bulabilir.
Geçici Evrak Bölmesi, gün içinde gelen dosyaları hızlıca sisteme bırakmak için kullanılır. Kullanıcı müsait olduğunda bu evrakları tasnif eder, mükellefe bağlar, etiketler ve Dosya Arşivi'ne aktarır.
- Etiket, mükellef ve açıklama filtreleriyle belgeler hızlı bulunur.
- Belgeler görüntülenebilir, indirilebilir, WhatsApp veya e-posta ile paylaşılabilir.
- Geçici alan, evrak sınıflandırma baskısını gün içinde azaltır.
Yönetici Parametreleri ekranı; firma bilgileri, belge düzeni, e-posta notları, Google Drive, E-Beyan, WhatsApp, otomatik sorgulama ve hatırlatma kanalı ayarlarını tek merkezden yönetir. Böylece ekip aynı dosya standardı, aynı iletişim dili ve aynı entegrasyon altyapısıyla çalışır.
- Dosya formatı ile arşiv klasörü ve belge adı şablonları standartlaştırılır.
- E-posta notları, vergi ve SGK gönderimlerinde imza öncesi ortak açıklama sağlar.
- Drive ayarları, belgelerin genel veya sorumlu bazlı saklanmasını belirler.
- WhatsApp entegrasyonu QR bağlı cihaz veya Meta Cloud API yapısıyla kullanılabilir.
- Otomatik sorgu, seçilen günlerde mesai dışında çalışacak şekilde planlanır.
Neden OfisTakip?
Teknik ayrıntıya boğmadan, ofisin günlük iş akışına uyum sağlar.
Günlü evrak güvenliği
Uzlaşma davetiyesi, defter belge isteme yazısı, ihbarname ve SGK raporu gibi süreli işler hatırlatılır.
Düzenli arşiv
Resmi sistemlerden indirilen ve kullanıcı tarafından yüklenen evraklar Google Drive destekli ortak düzende saklanır.
Kuyruklu otomasyon
Otomatik sorgular kontrollü sırayla çalışır; yeni gelişmeler takip yükünü azaltacak şekilde görünür olur.
Demo ve bilgi
İlk 3 ay ücretsiz lisansla OfisTakip'i kendi ofis akışınızda deneyin.
Kural ve hatırlatıcı sistemi, geçmişe dönük belge indirme, Google Drive destekli dosya kutusu ve otomatik sorgu kuyruğu hakkında bilgi almak için iletişim kanallarından ulaşabilirsiniz.